出貨之後，顧客想知道三件事：東西到哪一步了、幾天內到算正常、晚了要看哪裡。出貨通知等箱子真的交出去再寄，信裡加一句物流頁可能晚一點才查得到；真的晚了，主動補一句現況和下次更新的時間。收件人打開信就能自己對照進度，不必先私訊問。
下面跟著一筆單走一遍（示意）：一組要送人的陶瓷馬克杯禮盒，週一晚上付款，選超商取貨，商品頁寫付款後兩個工作天內出貨。
週二早上收到出貨通知，已出貨指的是哪一步？
指的應該是箱子已經交給貨運、拿得到追蹤碼的那一步。如果只是印好出貨單，東西還在倉庫架上，叫備貨中比較準，出貨通知也等交出去之後再寄。
這筆單的第一封信可以這樣開頭（示意）：包裹已交給物流，追蹤碼在下方。
WooCommerce 的說明文件列出預設的訂單狀態：處理中（Processing）代表已付款、等著出貨，店家或倉庫寄出之後，手動改成已完成（Completed）；文件對已完成的描述是訂單已出貨並完成，不需要再處理。照這個預設流程，已完成是在寄出當下按的，跟東西到沒到無關。
買家讀到已完成三個字，想到的可能是禮盒已經到手。用預設流程的店，可以在信裡補一句這個詞代表已寄出，到貨時間以物流頁為準。
分得不夠細，也可以自己加。QDM 開店平台能自訂訂單狀態的名稱，服務中心舉的例子有備貨中、等待廠商回覆、品質檢查中，也提醒新名稱別取得跟已完成、取消訂單這類系統預設狀態太像。改成已配送、填了包裹追蹤碼，通知信也設定好的話，系統會寄已配送通知信給買家，條件寫在訂單狀態規則那篇。
週二下午，物流頁還查不到
信寄到，對方點進追蹤連結，看到的可能是找不到這個單號。箱子確實交出去了，只是貨運那邊還沒掃描上線。從印好出貨單、交給物流，到物流頁查得到，中間差的就是這段時間。
日本開店平台イージーマイショップ（由名古屋的株式会社システムリサーチ經營）在 2026 年 7 月的專欄建議，出貨完成信要在交給貨運、追蹤碼確定之後就寄，信裡附上追蹤碼和查詢網址，並提醒追蹤資訊要過一段時間才會顯示；專欄給的參考說法是，反映可能要半天到一天左右。
換到台灣的店，同一封信裡可以多寫一句（示意）：物流頁可能要到今晚或明天才查得到。
單號什麼時候回寫，也會影響買家多早拿到這封信。日本的出貨管理系統ネクストエンジン（現由橫濱的 NE 株式会社經營）在 2017 年分享過當時營運公司 Hamee 自家網店的做法：配送單號回寫之後，就能寄出附單號的出貨信；他們原本每天只在傍晚五點回寫一次，後來下午三點也做一次，傍晚來問商品什麼時候到的訊息就少了。一天只回寫一次的店，可以看看下午能不能多排一次。
如果你用的貨運在交寄當下就查得到，這一句可以省略。自己開車送貨、或寄法本身沒有追蹤碼的，也用不到：Shopify 說明中心寫到，沒有追蹤碼的寄件，訂單狀態頁會一直停在運送中（On its way），要等店家在對方收到後手動標成已送達。這種寄法，把預計哪天到直接寫進信裡比較實在。
週四該到了還沒到，第一句要說什麼？
先說現在知道的狀況，再說下一次什麼時候更新；原因還不確定，就說還在跟貨運確認，先別保證明天一定到。
這筆單的延遲說明可以這樣寫（示意）：包裹還在轉運，比預估晚一天，明天中午前再更新一次。
預計幾天到，要寫清楚從哪一天算。商品頁寫付款後兩個工作天內出貨，出貨通知再寫寄出後幾天到超商，兩段加起來才是買家心裡記住的那個日期。只寫後半段，對方會自己從付款那天開始數。
前面那篇日本專欄也提到，天候和旺季讓配送比預定晚，並不少見；先在信裡提一句可能延遲，真的晚了，收件人比較不會那麼不滿。雙 11 前後出貨量大，那幾天寄出的每一封都很適合加上這一句。
延遲的說明放在哪裡也有差。Shopify 說明中心寫到，商家填了追蹤碼之後，顧客可以從訂單狀態頁和出貨信追蹤配送，途中幾個關鍵時間點也會收到通知信。買家本來就會去看的是訂單頁和下一封信，延遲那一句寫在這兩處，比只在私訊裡回覆更容易被看到。
還有一種晚，是說法不一樣造成的。官網公告寫三天到、LINE 推播寫兩天到，對方可能會拿比較早的那個日期來問。到貨天數散在不同地方的店，可以照〈官網、社群、LINE 的活動規則講不一樣，先對哪四句？〉的做法，先收成同一份說法再發。
週五傍晚，包裹到了超商
東西到店，收件人要的是一個日期：最晚哪天要去拿。這筆單的到店通知可以寫（示意）：包裹已到超商，取件期限寫在下方。期限照你用的超商取貨規定填。逾期沒領會退回的話，退回之後運費誰付、能不能再寄一次，屬於退換貨說明的範圍；〈退換貨說明寫好了，顧客下單前看得到嗎？〉談的是那份說明放在哪裡，到店那封信裡放一個連到它的入口就好。
店家這邊的狀態，到店和已取件最好分成兩個。只有一個已送達的話，禮盒躺在超商和已經被領走，從訂單頁上分不出來。
那組馬克杯禮盒週五傍晚才到超商，比預估晚了一天，週六中午被領走。這幾天買家收到的是出貨、到店兩封信，加上一則延遲說明，物流頁查不到的那一句，就寫在第一封裡。
參考資料
- WooCommerce：Order statuses（2026-08-21 更新）：https://woocommerce.com/document/managing-orders/order-statuses/
- Shopify Help Center：Order tracking at Shopify：https://help.shopify.com/en/manual/fulfillment/setup/order-status-page/order-tracking
- イージーマイショップ ECコラム：発送完了メールの例文｜ECサイトで使えるテンプレと書き方を解説（2026-07-16）：https://www.easy-myshop.jp/column/shipping-confirmation-email/
- ネクストエンジン：顧客満足と従業員満足を両方アップさせたのは「配送番号反映」（2017-11-09 發表）：https://next-engine.net/more-ne/20171109/
- QDM 開店平台服務中心：訂單管理 ▌自訂新增「訂單狀態」：https://help.qdm.tw/support/solutions/articles/67000736414
- QDM 開店平台服務中心：訂單狀態規則：https://help.qdm.tw/support/solutions/articles/67000668572
